Ölçüm Sanayicileri ve İş Adamları Birliği Derneği

TRSAYAÇ Dergisi Twitter AdresiResmi Facebook AdresimizResmi Twitter Adresimiz

NASIL BİR ÇALIŞTAY ?

 

Çalıştayın ayrıntılarının zihninizde canlanabilmesi için, çalıştayın gidişatı ve şekillenişini aktarayım:

Çalıştaylar çeşit çeşittir. ÖLÇÜBİR Çalıştayının formatı, amaca yönelik hazırlanmış olup, bir günlük mesai süresi içinde en etkin olunabilecek şekilde tasarlanmıştır.

 

ÖLÇÜBİR Çalıştayı Neden Bir Gündür?

İki ve üç gün çalıştay grupları da mevzu bahistir. ÖLÇÜBİR 2010 Çalıştayının bir tek güne sığmasının nedenleri vardır. Bunlar arasında dört önemli neden bulunmaktadır: İlki gerçekleştirdiğimiz araştırmalara göre, bir tek günde istediğimiz sonucu elde edebileceğimizi düşünmemizdir. Birçok çalıştay formatı etkinliğini bir tek güne sığdırırken başarısından da ödün vermemiştir.

 

Ayrıca en az ilki kadar önemli diğer neden ise, iki ve daha çok güne yayılan etkinliğin enerjisini kaybetme sorunudur. Beynimiz iki saatten sonra algı sorunları yaşarken, bu saati aştığımızda verimimizin düştüğünü istatistikler göstermektedir. Hal böyle olunca bir günü aşan toplantılar ayrı sorunları gündemine getirmektedir. Örneğin çalışma alanı üniversitede öğretim üyesi olan bir grup bu denli uzun toplantılara aktif katılım sağlamaya alışkındır. Ölçüm sektörü çalışanları ise en çok sahada/ alanda görev almakta ve insanlarla konuşarak etkinliklerini sürdürmektedir.

 

Bir günden daha uzun sürememesinin üçüncü nedeni ise, ÖLÇÜBİR Çalıştayının formatı aktif katılım gerektirmektedir. Daha uzun planlanan çalıştaylarda sadece izleyici/ dinleyici olarak katılmak mümkünken ÖLÇÜBİR Çalıştayının formatında aktif olmadan katılmak mümkün değildir.

 

Dördüncü neden olarak, kimi çalıştaylarda rapor yazılmazken ÖLÇÜBİR Çalıştayının formatında rapor yazılmaktadır. Rapor yazılması nedeniyle ilk önce sektördeki sorunlar belirlenmekte, ardından çözüm yolları dile getirilmekte ve bunlar kâğıda aktarılmaktadır. Böylesi etkin bir katılım süreci içerisinde bulunan katılımcı bir günden daha fazla bu performansta olduğunda yorgunluk yaşayacaktır. Elbette katılımcının yorgunluk duyması, hem Çalıştay sürecini hem de Çalıştay sonucunu belirleyen birincil faktördür.

 

ÖLÇÜBİR Çalıştayında katılımcının yorgunluk duymasına neden olmadan, Çalıştay tamamlanmış olduğu gibi alınan verimde had safhadadır. Bu nedenle bir günden daha uzun bir çalıştay programına gerek de duyulmamaktadır.

 

Çalıştay katılımcıları (tekrar ekte yollanmıştır) gruplara ayrılacaktır. Su, Elektrik, Doğalgaz, Takograf grubu adı altında yuvarlak bir masa etrafında toplanacak. Her grubun ayrı masası olacak. Masaların hangi gruba ait olduğu masaların üzerinde yazıyor olacak. Geniş masalar olacak ve masa etrafında en fazla 8 (sekiz) kişi olacak. Masa etrafında toplanan kişilerin en fazla 8 kişi olmasının sebebi ise rapor oluşturmada kolaylık sağlanmasıdır.

 

Gruplar neden sekiz kişidir?

Kişi arttığı takdirde, çalıştay bitiş saati olarak kabul ettiğimiz 17:00’de çalıştaydan ayrılmamız mümkün olmayacaktır. Ayrıca düşünce ve tartışma, fikir alışverişi süresi uzayacağından, ÖLÇÜBİR Çalıştayının toplantı formatına dönme tehlikesi vardır. Böyle bir durumda zaman kalmadığından sadece konuşulmuş, fakat rapor yazılamamış olabilir. Böyle bir durumun söz konusu olmaması için grup sayısının sekizde kalması uygun olacaktır.

 

ÖLÇÜBİR ÇALIŞTAYI İLK OTURUM

 

Sabah kahvaltı sonrası çalıştay salonuna gelindiğinde, herkes gruplarına geçer,

Öncelikle çalıştayın niteliğini ve amacımızı anlatan kısa konuşmalara yer verilir. Bunlar oturumu açan konuşmalardır. Bu konuşma aynı zaman hoş geldiniz konuşması niteliğindedir de. Bilirkişi / üstad olarak nitelendirdiğimiz iki sürpriz isim bu bölümde konuşma yapacaktır.

Kısa açılış konuşmalarının ardından çalıştay sözcüsü grupların tek tek sorunlarını sorar. Gruplar tek tek sorunlarını aktarır.

Örnek verelim ve örnekler üzerinden gidelim:

 

Çalıştay Sunucusu- DOĞALGAZ GRUBU OLARAK SEKTÖRDEKİ SORUNLARINIZI AKTARABİLİR MİSİNİZ?


Gaz grubundan X kişi- periyodik muayene sorun teşkil etmektedir. Nedenleri de şunlardır….

(Ayrıntılarını aktarır. Gaz grubundan Y kişisi söz alır katkıda bulunur. Bu konuda su grubundan L kişisi kendi görüşlerini dile getirir. Gaz grubundan tekrar söz alırlar ve konu hakkında açıklama yaparlar. Yine aynı konuyla ilgili ama bu sefer gaz grubundan R kişisi bir soru yöneltir ve kendi görüşünü belirtir. Takograf grubundan A kişisi işin çözümünün nasıl olabileceğine dair bir soru yöneltir? Gaz grubundan H kişisi düşüncesini iletir.

Başka bir soruna geçilir.  F kişisi söz alır ve ‘Bizim sektör olarak denetim gözetimde de şu şu sorunlarımız var. Çözüm yolları da şunlar şular olabilir. Yalnız bu çözüm yolları uygulamamakta çünkü bu yollarda karşımıza şu gibi sıkıntılar çıkmaktadır. Bunların kaldırıldığı takdirde sektörde şu gibi gelişmeler olacaktır.’ der. Elektrik grubundan konuyla ilgili bir öneri yöneltilir. Gaz grubundan T kişisi fikrini iletir.

Başka bir soruna geçilir. Gaz grubunun tüm sorunları konuşulduktan değerlendirildikten sonra 30 dakikalık çay, kahve, kurabiye ve sigara molası verilir. Mola ardından su grubunun sorunlarını konuşulmaya geçilir.

 

Çalıştay Sunucusu- SU GRUBU OLARAK SEKTÖRDEKİ SORUNLARINIZI AKTARABİLİR MİSİNİZ?


Su Grubu- (Gaz grubunda nasıl sorunlar teker teker ele alındıysa bu grupta da aynı işlem gerçekleşir. Çözüm yolları da konuşulur. Diğer masalardan da görüşler, öneriler, eleştiriler aktarılır. Su masasından yanıtlar verilir. Su Grubunun tüm sorunları konuşulduktan ve değerlendirildikten sonra Takograf Grubuna yönelir sorular…

 

Çalıştay Sunucusu- TAKOGRAF GRUBU OLARAK SEKTÖRDEKİ SORUNLARINIZI AKTARABİLİR MİSİNİZ?


Takograf Grubu- (Gaz grubunda nasıl sorunlar teker teker ele alındıysa bu grupta da aynı işlem gerçekleşir. Çözüm yolları da konuşulur. Diğer masalardan da görüşler, öneriler, eleştiriler aktarılır. Takograf masasından yanıtlar verilir. Takograf Grubunun tüm sorunları konuşulduktan ve değerlendirildikten sonra Elektrik Grubuna yönelir sorular…

 

Çalıştay Sunucusu- ELEKTRİK GRUBU OLARAK SEKTÖRDEKİ SORUNLARINIZI AKTARABİLİR MİSİNİZ?


Elektrik Grubu- Elektrik grubunda da diğer masalar gibi tüm bu sayılanlar uygulanır. Gaz grubunda nasıl sorunlar teker teker ele alındıysa bu grupta da aynı işlem gerçekleşir. Çözüm yolları da konuşulur. Diğer masalardan da görüşler, öneriler, eleştiriler aktarılır. Elektrik masasından yanıtlar verilir. Elektrik Grubunun tüm sorunları konuşulduktan ve değerlendirildikten sonra sabahki oturum/ birinci oturum sonlanmış olur.

Bir saat öğle yemeği ve çay kahve molası verilir.

Öğle yemeği sonrası ikici oturum başlar.


ÖLÇÜBİR ÇALIŞTAYI İKİNCİ OTURUM

 

İKİNCİ OTURUMUN PLANLANIŞI ŞÖYLEDİR:

Bu bölümde gruplar arası iletişim yoktur. Her grup sadece kendi içinde konuşur. Her grup kendi içinde sorunlarını belirler. Ardından belirlenen sorunlara, çözüm yollarının neler olabileceği üzerine fikir alış verişinde bulunulur. Gruptan bir kişi raportör olarak seçilir. Ortak görüşler yazıya aktarılarak ilk önce belli sorunlar yazılır ardından bu sorunların çözüm yolları kağıda aktarılır.

Çay, kahve, kurabiye ve sigara molası verilir.

Molanın ardından gruplar yerlerini alır ve sohbet ortamının yerini tekrar düşünme süreci alır.

Raporlar okunmadan önce çalıştayın ve raporların hazırlanmasının neden önemli olduğunu ifade eden bir konuşma yapılır. Konuşmayı yapacak isim daha önceden belirlenecektir. Dikkat çekecek bir isim olmalıdır.

Raporların Okunması:

Raporlar 2-3 sayfayı geçmeyecek şekilde yazılacaktır. Çalıştay Sunucusu gruplara sürenin dolduğunu ve teker teker raporların kürsüde okunacağını belirtir. Her grubun içinden okumak için seçtiği temsilci raporu okur. Raporların okunmasıyla görüşler dile getirilir, sorular alınır. Örneğin gaz grubu raporunu okuduktan sonra görüşler belirtilir, rapora ilişkin sorular yöneltilir. Ardından diğer gruplarda aynı işlem tekrar edilir. Tüm raporlar okunduktan sonra kapanış kısmına geçilir.

Kapanış konuşmaları yapılır. Kısa bir teşekkür konuşması yapılır. Ardından ÖLÇÜBİR Çalıştayı katılımcılarına sertifikaları ve hediyeleri takdim edilir.

 

Geri Dön